“Een goede voorbereiding, is het halve werk.”
Dit soort heerlijke tegeltjes wijsheden zijn eigenlijk nog altijd van toepassing. Of het nu gaat om een gesprek met een potentiële partner of klant, het verbouwen van je huis of een vakantie naar een verre bestemming, voorbereiden is echt best aan te raden. Ook met zakelijk gesprekken, of misschien wel, juist bij zakelijker gesprekken, is de voorbereiding van groot belang.
Als jij goed voorbereidt bij een afspraak aan tafel zit, of dat nu in een persoonlijke meeting is of een digitale afspraak, gaat het gesprek een stuk beter. Niks vervelender dan een gesprek met iemand aanknopen die zijn huiswerk niet heeft gedaan en jij alles van voor af aan kan uitleggen. Maar andersom geldt dat natuurlijk net zo, als jij goed voorbereidt bij je afspraak aankomt, heeft de ander meteen het idee dat jij een serieuze gesprekspartner bent. Dat is wel zo prettig als je een zakelijke relatie met deze persoon wil opbouwen.
Doe onderzoek naar je gesprekspartner
Dus doe altijd je onderzoek voor het eerste gesprek. Kijk of je op LinkedIn aanknopingspunten of vragen kunt vinden. Misschien hebben jullie wel een gezamenlijk interesse of heeft zij een interessant stuk geschreven waar je aan kan refereren. Aan de ene kant is dat natuurlijk een compliment voor jouw gesprekspartner, maar andere kant geeft dat jou ook inzicht waar zij mee bezig is, wat zij belangrijk vindt of hoe zij de toekomst ziet. Dat kan je in jouw gesprekken goed helpen om een connectie maken met jouw gesprekspartner.
Vergeet ook niet om naar het bedrijf te kijken en daar onderzoek naar te doen. Wat doen ze, waar staan ze om bekend, wat is de visie van het bedrijf en het zou natuurlijk ook kunnen dat jij mensen bij dat bedrijf kent. Of het nu om Shell om een freelance adviseur gaat, beide hebben een visie en een doel waarmee ze naar buiten treden. De eerste zal uitgebreider zijn dan de tweede, zorg dat je hier kennis van neemt voordat je het gesprek aan gaat.
Als wij schrijven onderzoek, betekent dat niet dat je dagen google moet afstruinen op zoek naar alle details, bij de deur gaat posten (dat heet stalken) of er extreem veel tijd in moet stoppen. Nee, wat wij bedoelen is even de tijd nemen, al is dat maar een halfuurtje, om je in jouw gesprekspartner te verdiepen. Geloof ons maar, dat kan een hele waardevolle investering zijn.
Na het eerste gesprek weet je al weer een stuk meer van jouw gesprekspartner en haar bedrijf. Ten eerste heb je onderzoek gedaan voor het gesprek. Je weet wat ze op social media zoals op LinkedIn heeft gezet en misschien ook wel heeft geschreven, je hebt de bedrijfspagina doorgenomen. En je hebt natuurlijk het gesprek gehad. Het eerste gedeelte is makkelijk om te noteren in jouw CRM. Hiervoor gebruik je natuurlijk een simpel CRM systeem waar je makkelijk een link naar de LinkedIn pagina van jouw contact persoon kan opslaan, waar je wat notities kan achterlaten van je onderzoek, en waar je achteraf een klein gespreksverslag noteert. Dat doe je, zodat je voor het volgende gesprek, dit er snel bij kan pakken om weer precies op de hoogte te zijn van wat jullie vorige keer besproken hebben.
Wat natuurlijk ook altijd goed werkt, is als je tussen tijds een interessant artikel tegenkomt en dat per email doorstuurt. Wel zo handig als deze email automatisch aan jouw contact in het CRM wordt gekoppeld, zodat je die er ook bij hebt bij het volgende gesprek. Zonder dat jij er over na hoeft te denken waar je dit op wilt slaan, maar dat het slimme CRM systeem dat voor jou doet.
Kort samengevat, doe onderzoek naar jouw gesprekspartner, noteer wat je vindt en zorg dat je dit vlak voor het gesprek weer even door neemt zodat je weer goed voor de geest hebt wat je besproken hebt en wat jouw research heeft opgeleverd. En als laatste, noteer na je gesprek direct kort wat je hebt besproken en wat je hebt afgesproken. Een eigen reflectie wat je van het gesprek vond is ook erg nuttig.
Succes met het voorbereiden van jouw volgende gesprek!
